Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Banjar Maju Mandiri Agamis
Memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan melaksanakan pemusnahan merupakan kewajiban bagi setiap instansi. Dan salah satu tahapan dalam pemusnahan adalah penilaian dan permintaan persetujuan, hal tersebut tidak dapat dipisahkan karena saling berkaitan. Persetujuan pemusnahan dari pejabat yang bewenang diperlukan untuk meminimalisir munculnya masalah dikemudian hari dan sekaligus sebagai upaya penyelamatan bukti-bukti sejarah, hal ini disampaikan drg.Yasna Kharina, MM (Kadis Dispersip Kabupaten Banjar) saat memimpin jalannya rapat terbatas dengan memperhatikan Keputusan Bupati Banjar Nomor : 188.45/312/KUM/2020 tentang Pembentukan Tim Penilai dan Pemusnah Arsip Pemerintah Kabupaten Banjar. Kamis, 5 Nopember 2020, di Depot Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Banjar.
Rapat tersebut diikuti oleh Perwakilan Pencipta Arsip dari Dinas Pendidikan Kab. Banjar Eddy Rachman, S.AP (Kasubag Umpeg Disdik Kab. Banjar) dan beberapa saksi-saksi seperti Bagian Hukum Setda Banjar, Inspektorat Kab. Banjar, Arsiparis Provinsi Kalsel dan Kabid Kearsipan Kab. Banjar Hj. Taslam Muzakiah, M.Pd.
Dalam kesempatan itu Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Kab. Banjar drg. Yasna Khairina, MM juga menilai bahwa Penilaian arsip merupakan tindakan yang dilakukan oleh tim/panitia yang berupa kajian/analisa terhadap arsip yang akan dimusnakan. Tindakan ini bertujuan untuk pemantapan dan lebih meyakinkan bahwa arsip yang sudah dinyatakan musnah dalam JRA benar-benar sudah waktunya untuk dimusnahkan karena tidak lagi digunakan baik oleh pemilik maupun oleh pihak lain, tidak ada peraturan yang melarang, dan tidak terkait dengan suatu perkara baik yang sedang berlangsung maupun yang dimungkinkan kelak akan muncul. Jadi penilaian arsip dalam rangka pemusnahan bertujuan untuk menjajaki posisi arsip dalam kondisi saat ini dan kemungkinan – kemungkinan akan datang. Maka penilaian arsip tidak boleh dilakukan sembarang orang dan secara sembarangan karena membawa resiko yang sama-sama berat apabila sampai terjadi kesalahan dalam menentukan vonis/nasib akhir suatu arsip.
Setelah melakukan penelitian dan penilaian oleh Tim penilai dan pemusnah Arsip terhadap Arsip Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banjar serta Arsip Dinas Pendidikan Kabupaten Banjar dengan hasil sebagai berikut :
- Arsip Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banjar sebanyak 319 (tiga ratus sembilan belas) berkas, 10 (sepuluh) boks (rentang waktu tahun 2002 sampai dengan 2013) tersimpan dengan baik pada Depot Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Banjar. Pada arsip ini terdapat 211 (dua ratus sebelas) berkas untuk diusulkan musnah dan sebanyak 108 (seratus delapan) berkas untuk dijadikan arsip permanen dan setelah dinilai dan ditata kembali menjadi sebanyak 190 (seratus sembilan puluh); dan
- Arsip Dinas Pendidikan Kabupaten Banjar sebanyak 685 (enam ratus delapan puluh lima) berkas, 117 (seratus tujuh belas) boks (rentang waktu tahun 2002 sampai dengan 2011) tersimpan dengan baik pada Depot Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Banjar. Pada arsip ini terdapat 535 (lima ratus tiga puluh lima) berkas untuk diusulkan musnah dan sebanyak 150 (seratus lima puluh) berkas untuk dijadikan arsip permanen.
Disampaikan oleh Hj. Taslam Muzakiah, M.Pd (Kabid Kearsipan Kabupaten Banjar) Arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan dan dihapuskan sudah dilakukan penelitian dan penilaian secara uji petik dari jenis dan tahun arsip berdasarkan Peraturan Bupati Banjar Nomor 4 Tahun 2012 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian, Nomor 5 Tahun 2012 tentang Jadwal Retensi Arsip Arsip Kepegawaian dan Keuangan, Nomor 71 Tahun 2012 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif, tanggal 13 Januari 2012 Pemerintah Kabupaten Banjar telah habis retensinya dan berketerangan musnah. Selain itu hasil penilaian dan pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan dari Pimpinan Daerah bahkan untuk arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih wajib mendapat persetujuan dari Kepala ANRI (PP 28 Tahun 2012 psl 66-78). Hal ini dilakukan karena yang akan dimusnahkan adalah satu-satunya barang bukti yang otentik. (Syarif/Dispersip).